Wie läuft eine steuerliche Buchprüfung ab? Was ist ihr Zweck und was passiert da? Und ist sie wirklich so schlimm, wie ihr Name vermuten lässt?
Die steuerliche Buchprüfung – ein spezielles Ereignis
Es gibt Momente im Leben, besondere Geschehnisse, die vergisst man nicht mehr. Meistens denken wir bei solchen «besonderen Momenten» natürlich an Geschehnisse im Privatleben. Aber auch im Berufsalltag gibt es solche raren Momente, die sich lohnen, geteilt zu werden.
Als Steuerkommissärin für juristische Personen bei der kantonalen Steuerverwaltung Thurgau gehörte es unter anderem zu meinen Aufgaben, steuerliche Buchprüfungen vor Ort bei unseren steuerpflichtigen Gesellschaften vorzunehmen. Grundsätzlich dient die Buchprüfung natürlich dazu, den steuerlich relevanten Sachverhalt abzuklären. Dies ist manchmal im Büro möglich, manchmal lohnt es sich jedoch auch, vor Ort Zahlen und Fakten genauer abzuklären.
Eine Buchprüfung dient nicht der Schikane von Steuerpflichtigen oder der Arbeitsgenerierung von Vertretern oder Beratern. Warum eine steuerliche Buchprüfung angesetzt wird, ist für die Betroffenen manchmal nicht so klar ersichtlich. Es gibt jedoch verschiedene Gründe bzw. Ursachen, die für einen Besuch der Steuerkommissärin bzw. des Steuerkommissärs vor Ort sprechen:
- Abklärung eines umfassenden Sachverhalts
- Besprechung diverser Punkte
- Präventive Massnahme
- Bestätigung für Steuerpflichtige, dass sie «alles richtig» machen
- vertrauensbildende Massnahme und persönlicher Kontakt zur ansonsten anonymen und unpersönlichen Steuerverwaltung
- usw.
Als ich bei der kantonalen Steuerverwaltung Thurgau angefangen habe zu arbeiten, war ich gerade 26 Jahre alt geworden. Die Vornahme von Steuerveranlagungen im Büro war das Eine – nach «draussen» zu gehen und die steuerpflichtigen Gesellschaften zu prüfen das Andere. Als Vertreterin einer nicht gerade beliebten Behörde war es sowieso nochmals eine besondere Herausforderung.
Die ersten beiden Male auf einer steuerlichen Buchprüfung war ich froh, dass mich mein «Götti» begleitete. Das dritte Mal war mein eigentliches «erstes Mal» – solo. Entsprechend nervös war ich also!
Ich habe mich also sehr gut vorbereitet, einen Fragenkatalog erstellt, Punkte in der Jahresrechnung markiert, die ich sicher prüfen wollte, habe meinen «Götti» vorher noch Löcher in den Bauch gefragt. Und trotzdem hat mich nichts darauf vorbereitet, was danach passiert ist!
Die steuerliche Buchprüfung: Start und Ablauf
Im «Start»-Gespräch erklärte mir die Geschäftsführerin von ihren aktuellen Herausforderungen und dem Geschäftsverlauf. So gestaltet sich ein persönlicher, unverkrampfter erster Eindruck. Aus Sicht der Steuerbehörde versucht man zu diesem Zeitpunkt auch, dem Gegenüber die Nervosität zu nehmen und sich als Mensch zu zeigen. Möglichkeiten für Fragen einzuräumen, allenfalls den Grund des Besuchs zu erklären und auch einfach der Steuerverwaltung «ein Gesicht zu geben».
Danach gab es einen kurzen Rundgang durch den Betrieb.
Im Anschluss wollte ich mich von der Korrektheit der Buchhaltung überzeugen. Ich wusste, dass einige Jahre zuvor eine steuerliche Buchprüfung zu Korrekturen aufgrund von Naturalbezügen geführt hat. Man geht dann ja davon aus, dass die Steuerpflichtigen daraus gelernt haben. Doch traf dies hier zu?
Fundstücke einer steuerlichen Buchprüfung
Die Arbeit beginnt: Die Buchhaltung wird durchgekämmt, Stichproben genommen, Auffälligkeiten nachgegangen. Dabei gibt es verschiedene Vorgehensweisen, die ich hier aus Diskretionsgründen ausklammere.
Im Verlauf des Vormittags stiess ich auf Dutzende von Belegen mit Privataufwand. Wer hätte gedacht, was sich so alles in der Buchhaltung eines kleinen Industriebetriebes finden lässt?
Folgende Fundstücke toppen so ziemlich alles:
- Rechnungen für gekaufte Kleidung (vom Trainer übers T-Shirt zu Unterwäsche alles dabei!)
- Reparaturrechnungen fürs Privatauto
- Rechnung eines Reisebüros für eine private Reise• Diverse Hotel- und Restaurantrechnungen
- Rechnungen von Lebensmittelgeschäften
- Medikamente
- Empfängnisverhütungsmittel
Ich kann mich noch genau an dieses Gefühl erinnern, wie ich beim Drucker stand und Belege kopierte, staunte, meinen Augen nicht traute und praktisch durchgängig damit rechnete, hinausgeworfen zu werden…
Natürlich weiss ich mittlerweile, dass dieses Vorgehen noch etwas schlimmer gewesen wäre, als zehntausende von Franken Privatkosten als Aufwand in der Buchhaltung unterzubringen.
Wer sich übrigens fragt, was so ein «Augenschein» gemäss Art. 123 Abs. 2 DBG ist:
Man öffnet z.B. mal den Kühlschrank in den Geschäftsräumlichkeiten und schaut, ob da Hackfleisch & Co., das ja schliesslich in der Buchhaltung erfasst ist, auch vorhanden ist. Wenn nicht, fragt sich, ob es nicht wahrscheinlicher ist, dass es im heimischen Kühlschrank gelandet ist? Und dann ist auch klar, dass es sich um Privataufwand handelt.
Hier geht es übrigens zu TAXina’s Ausführungen zu Steuerbetrug und Steuerhinterziehung.
Naturalbezüge gemäss Merkblatt N1/2007
Die ESTV hat speziell für Naturalbezüge und private Unkostenanteile ein Merkblatt erlassen. Dieses zielt zwar primär für Geschäftsführende bzw. GeschäftsinhaberInnen von Gastronomiebetrieben ab, kann aber auch in solchen Fällen beigezogen werden.
Entsprechend wurde den Aktionären jeweils ein Privatanteil für Naturalbezüge gemäss Merkblatt als geldwerte Leistung aufgerechnet. Zusätzlich wurden diverse Positionen als geldwerte Leistungen (Ferien, Reparatur Privatauto etc.) zusätzlich korrigiert.
Das Ende vom Lied?
Abgesehen davon, dass Lügen kurze Beine haben und sich solche Geschichten über kurz oder lang rächen:
Die Gesellschaft existiert heute nicht mehr. Sie wurde auf Konkurs betrieben, von einem Lieferanten wegen einer eher geringfügigen Rechnung.
Dumm gelaufen. Oder einfach Karma?
Dein Blog hat sich zu einer verlässlichen Quelle für erstklassige Inhalte entwickelt. Die Art und Weise, wie du komplexe Themen angehst und gleichzeitig eine zugängliche Sprache beibehältst, verdient höchstes Lob. Vielen Dank für deine wertvolle Arbeit!